Tulisan Bahasa Indonesia 2 # (4)

SEKILAS TENTANG EVENT ORGANIZER

Event Organizer (EO) merupakan organisasi yang didalamnya terdapat sekumpulan orang yang memiliki fungsi menyelenggarakan dan melaksanakan sebuah acara dengan fungsi dan peran masing - masing dari perencanaan hingga acara berakhir. Event Organizer sangat membantu
pihak-pihak yang berminat mengadakan event seperti launching product, company gathering, anniversary, exhibitions, seminar, promosi, talkshow dan sebagainya, dari tahap persiapan sampai dengan event berjalan lancar dengan baik.
Fungsi EO dalam mekanisme sebuah penyelenggaraan event-event yang mengkoordinasi, melayani, men-support kepentingan para pihak. Misalnya Trainer, Trainee, Vendor Training, transportasi dll, media massa, serta pihak-pihak terkait lainnya. Perannya sangat penting melalui peran Event Organizer, anda tidak perlu pusing untuk sebuah event karena anda harus fokus dalam melaksanakan tugas pokok anda misalnya: training, seminar, workshop, raker/rakernas dll.
Pertanyaannya, mengapa belum banyak yang bergelut di profesi Event Organizer ini? Setelah ditelusuri ternyata biasanya suatu lembaga atau perusahaan bahkan seorang trainer independent kondang, sudah memiliki EO sendiri. Fungsi EO memang bisa dipercayakan pada 2 atau 4 orang saja dengan pembidangan tugas masing-masing, tidak jarang banyak pula hanya memiliki satu orang untuk menangani semua aspek pekerjaan (multi tasking). Jadi sangat jarang lembaga atau trainer kondang tersebut mensubkan lagi tugas ini ke EO, tetapi apakah era ke depan semua bisa ditangani sendiri?.
Ternyata tidak. Karena bagaimanapun untuk memiliki nilai lebih bagi customer, seorang yang berprofesi sebagai EO ada prasyarat basic kemampuan yang harus dikuasai, dengan makin luasnya ruang lingkup dan kompleksitas pekerjaan yang ditangani maka kemampuan yang dibutuhkan juga semakin berkembang, misalnya networking, lobbying, negosiasi, presentasi, leadership dll.

Bersamaan dengan maraknya Event Organizer (EO) di berbagai daerah, secara alamiah terjadi segmentasi EO. Ada EO yang mengkhususkan diri pada acara anak-anak, ada pula yang menjadi spesialis dalam acara pernikahan atau kegiatan korporasi.

Ada beberapa pertanyan seputar event organizer

Q : Bagaimana melihat kemampuan sebuah Event Organizer ?

A : Salah satu yang bisa dilihat adalah kemampuan Event Organizer mengantisipasi hal-hal yang sulit yang kadang tak terduga. Misalnya urusan transportasi, hotel peserta bahkan kekurangan makan yang mungkin sebelumnya tidak terpikirkan.

Q : Apakah segmentasi dibutuhkan dalam sebuah Event Organizer ?

A : Sebenarnya segmentasi itu tidak ada gunanya kalau Event Organizer tidak dikelola dengan benar. Butuh kesungguhan dan proses waktu terlebih dahulu. Apabila akhirnya memiliki sebuah "nama" di pasaran, segmentasi pun dapat dilakukan. Berarti tidak ada masalah kalau kita kemudian ingin memasuki event - event lain ketika kita sudah punya nama karena yang dilihat nanti adalah dampak dari upayanya. Di dalam konteks bisnis yang cukup kompleks seperti sekarang ini, orang dianjurkan untuk ter-spesialisasi mungkin, se-mahir mungkin dan se-setia mungkin di bidang itu. Karena bisnis itu membutuhkan orang yang melayani dengan sungguh-sungguh di satu bidang yang sangat dikuasainya.

Q : Lalu bagaimana sebuah Event Organizer memiliki nama ?

A : Memasarkan nama (branding) merupakan suatu hasil dari proses alamiah. Dalam bisnis Event Organizer yang terpenting adalah bukti akan kemampuan melayani orang lain daripada nama yang dibangun melalui biaya iklan. Dengan demikian berarti harus melalui proses bertahap. Konsistensi & persistent adalah kata yang tepat dalam memasarkan sebuah Event Organizer.

Q : Bagaimana meningkatkan brand sebuah Event Organizer dengan lebih cepat?

A : Ada dua cara. Pertama, menunggu order untuk menyelenggarakan event yang dilaksanakan oleh kontraktornya. Kedua, menciptakan event sendiri. Agar sebuah brand Event Organizer cepat terangkat (meskipun tidak dijamin 100%) , menciptakan sebuah event sendiri akan jauh lebih cepat meningkatkan brand sebuah Event Organizer dibandingkan hanya menunggu bola (kecuali sebuah Event Organizer memang telah memiliki network yang luas). Seperti halnya Ravioli Event Organizer. Pada awalnya kami mengadakan event dengan scope lebih kecil, seperti seminar, private party , dan sebagainya.

Q : Apa syarat-syarat sebuah Event Organizer boleh dikatakan sebagai bisnis yang profesional ?

A : Event Organizer yang mendatangkan hasil bagi orang yang membutuhkan pengelolaan acara. Bisa mendatangkan keuntungan atau setidaknya menciptakan citra yang baik. Pada prinsipnya Event Organizer berfungsi mempermudah konsumen mewujudkan acara sesuai ide atau kebutuhannya.

Q : Apa yang perlu dicermati dalam memilih sebuah Event Organizer?

A : Dalam memilih sebuah Event Organizer ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Pertama, pastikan dulu kemampuan Event Organizer tersebut , seperti apakah Event Organizer tersebut mengenal sekali cara-cara membuat orang ? terkenal, memiliki akses-akses ke tempat-tempat promosi atau kapasitas-kapasitas promosi perusahaan yang baik. Apakah punya akses ke radio, TV atau koran dengan baik. Kemudian apakah mereka punya akses yang baik ke hotel-hotel atau tempat-tempat penyelenggaraan acara lainnya. Apakah mereka punya orang-orang yang berwenang dalam bidang perijinan.
Kedua, lihatlah cara pendekatannya, taste / seleranya, apakah mereka bisa mewakili citra bisnis yang baik, apakah mereka berada pada level propinsi atau nasional. Banyak hal yang perlu diperhatikan karena pemilihan suatu Event Organizer mempengaruhi citra perusahaan yang memakai jasanya. Untuk membangun citra , selain profesionalisme dan integritas ,adalah kredibilitas , kualitas yang terbuktikan karena pemakaian berulang-ulang .