Tulisan Bahasa Indonesia 2 # (11)

Kreatifkah EO Pilihan Anda?

Seringkah anda mendapatkan souvenir berupa Mug atau gantungan kunci saat menghadiri acara pernikahan teman atau relasi anda?

Souvenir hanyalah elemen kecil dari sebuah event. Tapi kita semua tahu, elemen-elemen kecil tersebutlah yang kemudian menjelma menjadi kesan di dalam hati audience sebuah acara. Bagaimana penyelenggara acara mengolah setiap detail, baik yang kecil maupun yang besar, akan menentukan kesuksesan acara tersebut.

Saat klien menggunakan jasa EO, harapan yang muncul tentu tak semata-mata stress-free, namun juga harapan akan profesionalisme. Konsep besar adalah awal tantangan bagi tim kreatif sebuah EO. Konsep ini harus dipagari oleh misi event, visi klien dan tentunya budget yang tersedia. Dalam pagar tersebutlah Anda akan melihat EO dengan daya kreatifitas tinggi masih mampu menghadirkan ide-ide segar. Ingat, ide segar tersebut bukanlah sekedar berarti sesuatu yang baru, tapi haruslah sejalan dengan tone event dan applicable.

EO yang kreatif harus mampu membuat sebuah event terlihat berbeda dari event-event serupa lainnya. 

Seorang wartawan yang sudah menghadiri ratusan launching produk mengaku paling terkesan saat acara peluncuran sebuah ponsel. Di tengah-tengah acara tersebut, saat semua orang sibuk dengan makanan, tiba-tiba muncul penyanyi papan atas yang kehadirannya sebelumnya tidak pernah disebut-sebut oleh panitia. Hingga bertahun-tahun berlalu, event itu masih terkenang di hati wartawan tersebut. Begitu pula ingatan sang wartawan akan ponsel yang diluncurkan, dan betapa ponsel tersebut memiliki fasilitas speaker bersuara jernih, persis suara sang penyanyi kenamaan.

Apakah tema pesta kostum yang harus dipilih, atau membagi-bagikan sample gratis, atau game di tengah-tengah acara, orang-orang kreatif akan mampu menempatkan detail yang tepat untuk acara yang tepat. Mintalah EO Anda untuk mem-breakdown semua konsepnya menjadi rencana real. Mulai dari venue yang dipilih, dresscode, menu makanan, serta rincian sub acara, semua harus berkesinambungan dengan konsep besar yang telah disepakati. Bagaimana EO mengolah budgetsemaksimal mungkin juga jadi indikator penting yang memperlihatkan kreatifitas mereka.

Karena itu, sebelum memilih EO, pelajarilah portfolio mereka. Perhatikan bagaimana mereka membungkus acara dengan sebuah konsep. Cari tahu mengenai orang-orang kreatif di baliknya. Terakhir, mintalah mereka membuat proposal mengenai konsep acara Anda.

Jangan salah memilih EO…!!!

Menyewa jasa Event Organizer tidak semata-mata dengan alasan ingin bebas-repot. Idealnya, biaya yang dikeluarkan untuk menyewa jasa EO berbalas setimpal, atau bahkan lebih, dengan sebuah event yang memuaskan. Maka sebelum memilih, mari diteliti dulu beberapa hal berikut ini.

Referensi
Searching internet, bertanya pada teman, atau meminta sendiri dari EO, yang pasti Anda harus tahu event apa saja yang pernah mereka garap dan bagaimana hasilnya. EO yang profesional dan berpengalaman biasanya memiliki website atau blog yang berisi lengkap tentang profil dan dokumentasi event yang pernah ditangani.

Kemampuan mengolah konsep
Setelah tahap di atas, akan terlihat sejauh mana kehandalan EO incaran Anda tersebut mengolah konsep. Apakah semua event diperlakukan sama saja? Apakah selalu ada ide segar di setiap eventnya? Apakah klien terlihat puas? Jika ya berarti EO tersebut juga mampu mengeksekusi konsepnya dengan baik.

Crew yang komunikatif

Pada dasarnya setiap jalinan kerjasama dengan siapa pun melibatkan komunikasi antar manusia. Nah, kebayang kan kalau orang-orang EO yang menghandle acara Anda tidak memiliki skill komunikasi yang baik, tidak fleksibel atau sulit dihubungi. Cobalah mengenal para crew EO incaran Anda dengan meminta waktu bertemu, atau sekedar bertanya-tanya melalui telepon. Dari situ bisa disimak, apakah layanan dan gaya komunikasi mereka cukup profesional.

Komunikasi yang baik ini bukan hanya terhadap Anda sebagai klien, tetapi juga nantinya kepada peserta / pengunjung yang menjadi target audience Anda, apakah crew ini ramah, sigap sehingga memberi kepuasan pengunjung yang menjadi salah satu tolak ukur keberhasilan event Anda.

Fleksibel dengan budget
Hal ini berkaitan erat dengan kreativitas sebuah EO dalam meramu konsep. EO yang baik akan mampu memaksimalkan budget kliennya untuk menghasilkan event yang berkesan. Maka selama budget Anda reasonable, jangan ragu untuk mengajukannya pada pihak EO, dan minta mereka mengajukan proposal berdasarkan budget tersebut.

Sesuai dengan kebutuhan
Terakhir, sebesar apapun reputasi sebuah EO, kalau tidak sesuai dengan kebutuhan Anda hasilnya tentu tidak akan maksimal. EO yang hanya berpengalaman mengadakan seminar rasanya tidak akan tepat untuk Anda hire di acara pernikahan. Pastikan EO yang Anda pilih mengerti tone acara yang akan Anda gelar.