Tulisan Bahasa Indonesia 2 # (12)

Mempertahankan Audience Hingga Akhir Acara

Fokus utama event organizer jika eventnya terbilang sukses adalah mendatangkan sebanyak mungkin pengunjung dan tak lupa memastikan mereka akan menyukai acaranya. Dua hal itu bukanlah tugas yang mudah. Mendatangkan selebritis yang tengah naik daun memang seringkali menjadi magnet yang ampuh untuk mendatangkan pengunjung. Tapi masalahnya, apakah pengunjung seperti itu yang menjadi target kita? Apalah artinya sebuah acara tanpa pengunjung? Jumlah pengunjung sebuah acara, dan bagaimana pengunjung tersebut beraksi, adalah dua barometer penting kesuksesan sebuah acara. Sebesar itulah arti pengunjung.

Maka itu, langkah awal yang mesti dilakukan adalah, kenali target. 

Acara seperti apa yang kita buat? Apakah launching alat masak? Konser musik? Atau pameran fotografi? Siapa pengunjung potensialnya? Ibu-ibu rumah tangga? Anak muda yang gaul? Atau mahasiswa? Identifikasi audiens adalah guide awal untuk membuat rundown acara.

Dari sini kita bisa meneliti, kira-kira acara seperti apa yang disukai para pengunjung. Idealnya, semakin segmented audiens, akan semakin mudah pula membuatkan acara yang custom-made untuk mereka.

Libatkan pengujung. 

Libatkan mereka dalam setiap acara. Jika mereka hanya diperlakukan sebagai obyek yang pasif, maka mereka tidak punya alasan untuk bertahan hingga acara selesai. Sebagai penyelanggara acara, kita lah yang wajib memberi mereka motivasi untuk mengikuti acara hingga selesai.

Karenanya, mulai dari ‘sekedar’ door prize, tanya jawab, games, hingga kesempatan mencoba produk (jika ada) harus digelar. Perasaan menjadi bagian dari event, dan kesempatan untuk ‘tampil’ adalah dua hal yang bisa ‘mengikat’ kaki audiens agar tak beranjak meninggalkan event.

Jangan Mengabaikan Tamu
Jika kita memiliki daftar tamu VIP maka berhati-hatilah dalam memperlakukan VIP. Hal yang harus selalu diingat justru adalah, jangan sampai gara-gara kita memberi treatment lebih untuk VIP, kita harus kehilangan audiens lain. Karena itu, pastikan ada tim tersendiri untuk mengurusi kebutuhan VIP. Jangan sampai, ketika VIP tiba, Anda meninggalkan audiens yang tengah membutuhkan bantuan Anda. Jangan sampai ada audiens yang tergusur karena kedatangan VIP. Jika seorang audiens merasa diabaikan karena kedatangan VIP, yang kemudian menorehkan perasaan sakit hati, bukan tidak mungkin brand yang menempel pada acara tersebut akan mendapat image buruk di matanya. Karena itu, sebelum terlanjur, pastikan batasan yang jelas area yang dapat dimasuki audiens secara umum dan khusus untuk VIP, begitu juga dengan pelayanan.

Souvenir
Selain sebagai reminder akan suatu produk atau suatu perusahaan, souvenir atau handout juga merupakan wujud terimakasih penyelenggara acara terhadap para pengunjungnya. Tidak selalu harus barang yang mewah, tapi sebaiknya barang yang eksklusif, Artinya barang tersebut tak bisa diperoleh di pasaran begitu saja.

Menjalin hubungan pasca acara
Terakhir, jalin hubungan pasca acara. Jika memungkinkan, simpan data para audiens. Jalinlah hubungan baik dengan mereka, seperti mengucapkan selamat pada hari-hari besar seperti tahun baru misalnya.

Atau untuk acara dengan jumlah audiens yang sangat banyak, cobalah menjalin hubungan dengan komunitas-komunitas tempat mereka bernaung. Suatu saat, jika kita membuat acara serupa, jalinan hubungan ini akan sangat membantu.