Tulisan Bahasa Indonesia 2 # (13)

Memulai Usaha Event Organizer

Event Organizer adalah bidang usaha yang menarik: dinamis, bertemu dengan banyak orang dari berbagai kalangan, penuh dinamika kreatif, deadline dan finansial. Saat ini event menjadi pilihan utama dalam berpromosi karena biaya yang dibutuhkan kadang jauh lebih ekonomis dibanding dengan beriklan di media cetak atau televisi.

Ada beberapa hal yang bisa Anda lakukan untuk mulai bersaing dengan bisnis EO lain yang sudah eksis lebih dahulu :

Miliki Spesialisasi.

Semua EO besar pastilah mempunyai spesialisasi tertentu. Misalkan ada Java Musikindo yang spesialisasinya menyelenggarakan konser musik, ada Dyandra dan Panorama Convex yang piawai di bidang pameran, ada pula EO yang khusus menyelenggarakan seminar, ada yang jago bikin party yang heboh, dan ada pula yang khusus menggelar event olahraga.

Spesialisasi bidang sangat penting karena terkait hal-hal berikut ini:

1. Proses belajar Anda dan tim Anda dalam penyelenggaraan suatu kegiatan akan lebih cepat. Dengan menangani satu bidang saja, misalnya konser musik, maka Anda akan lebih cepat belajar dan menjadi “ahli” di bidang penyelenggaraan konser musik. Bayangkan betapa sulitnya Anda belajar jika bidang yang ditangani terlalu banyak, dari mulai live music sampai khitanan. Dikhawatirkan jika proses belajar Anda setengah-setengah maka Anda akan jadi “ahli yang setengah-setengah” juga.
2. Investasi barang modal Anda akan lebih terfokus, sebagai contoh investasi barang modal EO pameran, tentu berbeda dengan EO konser musik, atau EO seminar.
3. Lebih cepat dikenal dan memudahkan untuk promosi. Tanpa adanya spesialisasi, maka nama EO Anda akan lebih sulit dikenal masyarakat. Hal ini juga akan membuat calon-calon klien sulit menghubungi Anda karena EO Anda tidak dikenal. Akibatnya EO Anda hanya akan jadi EO kecil yang sulit berkembang dan bermain pasar project kecil yang diperebutkan oleh banyak sekali EO kecil dan pemula lainnya.

Mulai dari Komunitas terdekat

Carilah pelanggan dari komunitas terdekat dahulu, misalkan teman-teman di kampus, pihak kampus, teman-teman gaul, dsb. Tunjukkan dokumentasi kegiatan-kegiatan yang pernah Anda selenggarakan untuk membuat mereka yakin.

Jalinlah hubungan jangka panjang dengan klien-klien terutama mereka yang mempunyai kegiatan yang bisa memberikan keuntungan cukup besar atau menaikkan citra EO Anda. Jangan berhenti berhubungan dengan mereka meskipun kerjasama kegiatan Anda sudah berakhir. Anda masih bisa berhubungan dengan berbagai macam cara, misalkan telepon, sms, ataupun email.

Hubungan jangka panjang dengan klien akan membuat Anda selalu berada di ingatan mereka ketika mereka akan membuat kegiatan serupa. Hubungan baik juga membuat mereka tak segan-segan mempromosikan EO Anda kepada kenalan-kenalan mereka yang membutuhkan jasa Anda. Jauh lebih mudah dan murah menjaga klien lama dibandingkan proses mendapatkan klien baru.

Fokus mendapatkan pengalaman dan membangun basis klien

Di tahap awal Prioritaskan membangun basis klien dan mendapatkan pengalaman sebanyak-banyaknya,jangan terlalu memikirkan keuntungan yang besar terlebih dahulu.Ingat, EO adalah bisnis berbasis kepercayaan. Semakin banyak pengalaman dan basis klien Anda, akan semakin mudah Anda meyakinkan calon-calon klien selanjutnya.

Awasi Anggaran dan Cash Flow Anda

Bisnis EO perlu nafas panjang alias modal yang cukup untuk menutupi operasional di saat-saat sepi order. Untuk itu, pastikan anggaran dan cash flow Anda terjaga dengan baik. Ada beberapa poin yang bisa diperhatikan disini :

Minimalkan karyawan tetap. Pakailah tenaga kontrak yang terseleksi setiap kali ada project. Dengan demikian biaya overhead bisa diminimalkan. Meskipun demikian, Anda tetap harus menjalin kontak dengan tenaga kontrak ini, supaya ketika mendapatkan order, Anda tidak kebingungan mencari tenaga kerja.

Jika Anda mendirikan EO Anda bersama-sama dengan teman-teman Anda, maka pastikan siapa saja yang bekerja full time karena hanya merekalah yang digaji full. Mereka yang tidak bekerja full time sebaiknya mendapat kompensasi berupa komisi (jika mereka berhasil mendapatkan klien) atau mendapatkan bagi hasil keuntungan tahunan sesuai penanaman modal mereka di perusahaan.

Awasi anggaran pelaksanaan kegiatan tim Anda. Jangan sampai anggaran Anda kebobolan karena dicurangi tim atau anak buah Anda. Berikan reward jika mereka bisa melaksanakan kegiatan tersebut dengan realisasi anggaran dibawah budget, sebaliknya berikan punishment jika realisasinya melebihi anggaran karena berarti mereka kurang seksama dalam melaksanakan pekerjaan.

Pastikan Anda selalu update dengan perkembangan harga terbaru barang-barang dan jasa yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan sehingga Anda tidak melakukan kesalahan perencanaan anggaran yang diajukan ke klien.