Tulisan Bahasa Indonesia 2 # (14)

Stage Design

Bagi pengelola suatu eventyang berbasiskan adanya panggung acara tentunya ini adalah bagian penting dari persiapan pelaksanaan acara. Panggung acara biasa dipakai dalam jenis acara seperti wedding, launching produk, awarding, pameran, hiburan bahkan talkshow atau seminarpun bisa membutuhkan panggung acara.

Terkadang dari persiapan menuju pembuatan panggung, penyelenggara acara menyerahkan total kepada vendor tanpa mamantau secara berkelanjutan dan mengabaikan detil dari design panggung. Ini dapat berakibat fatal jika dalam hari pelaksanaan tidak sesuai dari konsep rencana acara. Kefatalan tersebut seperti : perubahan design panggung, tidak tertampungnya pengisi acara panggung, penempatan system multimedia (audio-visual dan lighting) yang tidak baik, system mekanik yang tidak bekerja (jika panggung ada unsur mekanik), perhitungan waktu kerja yang molor dalam membangun panggung, tidak tertampungnya audiens atau para undangan, kurangnya kekuatan pondasi panggung dan bisa saja yang lebih fatal bisa tidak terlaksananya acara tersebut.

 

Stage

Pilihlah vendor kepercayaan yang terbiasa dalam jasa ini. Caranya? (bagaimana bisa kita percayakan jasa pembuat panggung ini). Jika Anda belum terbiasa dalam penyelenggaraan event, bekerjasamalah dengan suatu Event Organizer atau jika budget terbatas Anda bisa langsung berkonsultasi dengan jasa design panggung. Beberapa ciri ahlinya antara lain : Dalam brief dia bisa menjelaskan design lewat layout gambar yang dibuatnya terlebih dia menguasai software design seperti photoshop/illustrator/coreldraw/autocad/3dmax atau sejenisnya, dia bisa menjelaskan material yang akan digunakan dan satuan-satuan ukurannya, biasanya dalam brief ini seorang design panggung didampingi oleh kordinator builder stage.

Proses produksi panggung yang baik, tentu saja berangkat dari desain yang baik (sesuai tema acara) dan ukuran yang proporsional dan jelas dalam gambar kerja. Lakukan survey lokasi agar tervisualisasi yang akurat oleh seorang design panggung. Saat menjelang proses produksi panggung berilah waktu yang cukup sesuai perkiraan kerja dan bantulah dalam proses masuk barang material panggung ke lokasi (Loading barang).

Ada satu hal lagi yang perlu diperhatikan adalah barang pelengkap panggung. Hal ini jika tidak dibicarakan dalam brief akan terjadi saling lempar tanggung jawab pengadaan barangnya. Barang pelengkap panggung acara adalah seperti podium, meja dan kursi panggung, meja control multimedia (FOH), meja atau level untuk perlengkapan display video atau camera liputan, sirene atau gong (untuk peresmian atau launching) dan perlengkapan lainnya yang kiranya berhubungan dengan barang material yang tidak disediakan oleh penyewa lokasi acara.

Demikian ulasan sekilas perencanaan pembuatan panggung acara. Sebenarnya bahasan ini bisa lebih panjang lagi berdasarkan katagori panggung untuk berbagai jenis acara.

Sumber :

http://www.mysitus.com/

Tulisan Bahasa Indonesia 2 # (13)

Memulai Usaha Event Organizer

Event Organizer adalah bidang usaha yang menarik: dinamis, bertemu dengan banyak orang dari berbagai kalangan, penuh dinamika kreatif, deadline dan finansial. Saat ini event menjadi pilihan utama dalam berpromosi karena biaya yang dibutuhkan kadang jauh lebih ekonomis dibanding dengan beriklan di media cetak atau televisi.

Ada beberapa hal yang bisa Anda lakukan untuk mulai bersaing dengan bisnis EO lain yang sudah eksis lebih dahulu :

Miliki Spesialisasi.

Semua EO besar pastilah mempunyai spesialisasi tertentu. Misalkan ada Java Musikindo yang spesialisasinya menyelenggarakan konser musik, ada Dyandra dan Panorama Convex yang piawai di bidang pameran, ada pula EO yang khusus menyelenggarakan seminar, ada yang jago bikin party yang heboh, dan ada pula yang khusus menggelar event olahraga.

Spesialisasi bidang sangat penting karena terkait hal-hal berikut ini:

1. Proses belajar Anda dan tim Anda dalam penyelenggaraan suatu kegiatan akan lebih cepat. Dengan menangani satu bidang saja, misalnya konser musik, maka Anda akan lebih cepat belajar dan menjadi “ahli” di bidang penyelenggaraan konser musik. Bayangkan betapa sulitnya Anda belajar jika bidang yang ditangani terlalu banyak, dari mulai live music sampai khitanan. Dikhawatirkan jika proses belajar Anda setengah-setengah maka Anda akan jadi “ahli yang setengah-setengah” juga.
2. Investasi barang modal Anda akan lebih terfokus, sebagai contoh investasi barang modal EO pameran, tentu berbeda dengan EO konser musik, atau EO seminar.
3. Lebih cepat dikenal dan memudahkan untuk promosi. Tanpa adanya spesialisasi, maka nama EO Anda akan lebih sulit dikenal masyarakat. Hal ini juga akan membuat calon-calon klien sulit menghubungi Anda karena EO Anda tidak dikenal. Akibatnya EO Anda hanya akan jadi EO kecil yang sulit berkembang dan bermain pasar project kecil yang diperebutkan oleh banyak sekali EO kecil dan pemula lainnya.

Mulai dari Komunitas terdekat

Carilah pelanggan dari komunitas terdekat dahulu, misalkan teman-teman di kampus, pihak kampus, teman-teman gaul, dsb. Tunjukkan dokumentasi kegiatan-kegiatan yang pernah Anda selenggarakan untuk membuat mereka yakin.

Jalinlah hubungan jangka panjang dengan klien-klien terutama mereka yang mempunyai kegiatan yang bisa memberikan keuntungan cukup besar atau menaikkan citra EO Anda. Jangan berhenti berhubungan dengan mereka meskipun kerjasama kegiatan Anda sudah berakhir. Anda masih bisa berhubungan dengan berbagai macam cara, misalkan telepon, sms, ataupun email.

Hubungan jangka panjang dengan klien akan membuat Anda selalu berada di ingatan mereka ketika mereka akan membuat kegiatan serupa. Hubungan baik juga membuat mereka tak segan-segan mempromosikan EO Anda kepada kenalan-kenalan mereka yang membutuhkan jasa Anda. Jauh lebih mudah dan murah menjaga klien lama dibandingkan proses mendapatkan klien baru.

Fokus mendapatkan pengalaman dan membangun basis klien

Di tahap awal Prioritaskan membangun basis klien dan mendapatkan pengalaman sebanyak-banyaknya,jangan terlalu memikirkan keuntungan yang besar terlebih dahulu.Ingat, EO adalah bisnis berbasis kepercayaan. Semakin banyak pengalaman dan basis klien Anda, akan semakin mudah Anda meyakinkan calon-calon klien selanjutnya.

Awasi Anggaran dan Cash Flow Anda

Bisnis EO perlu nafas panjang alias modal yang cukup untuk menutupi operasional di saat-saat sepi order. Untuk itu, pastikan anggaran dan cash flow Anda terjaga dengan baik. Ada beberapa poin yang bisa diperhatikan disini :

Minimalkan karyawan tetap. Pakailah tenaga kontrak yang terseleksi setiap kali ada project. Dengan demikian biaya overhead bisa diminimalkan. Meskipun demikian, Anda tetap harus menjalin kontak dengan tenaga kontrak ini, supaya ketika mendapatkan order, Anda tidak kebingungan mencari tenaga kerja.

Jika Anda mendirikan EO Anda bersama-sama dengan teman-teman Anda, maka pastikan siapa saja yang bekerja full time karena hanya merekalah yang digaji full. Mereka yang tidak bekerja full time sebaiknya mendapat kompensasi berupa komisi (jika mereka berhasil mendapatkan klien) atau mendapatkan bagi hasil keuntungan tahunan sesuai penanaman modal mereka di perusahaan.

Awasi anggaran pelaksanaan kegiatan tim Anda. Jangan sampai anggaran Anda kebobolan karena dicurangi tim atau anak buah Anda. Berikan reward jika mereka bisa melaksanakan kegiatan tersebut dengan realisasi anggaran dibawah budget, sebaliknya berikan punishment jika realisasinya melebihi anggaran karena berarti mereka kurang seksama dalam melaksanakan pekerjaan.

Pastikan Anda selalu update dengan perkembangan harga terbaru barang-barang dan jasa yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan sehingga Anda tidak melakukan kesalahan perencanaan anggaran yang diajukan ke klien.

Tulisan Bahasa Indonesia 2 # (12)

Mempertahankan Audience Hingga Akhir Acara

Fokus utama event organizer jika eventnya terbilang sukses adalah mendatangkan sebanyak mungkin pengunjung dan tak lupa memastikan mereka akan menyukai acaranya. Dua hal itu bukanlah tugas yang mudah. Mendatangkan selebritis yang tengah naik daun memang seringkali menjadi magnet yang ampuh untuk mendatangkan pengunjung. Tapi masalahnya, apakah pengunjung seperti itu yang menjadi target kita? Apalah artinya sebuah acara tanpa pengunjung? Jumlah pengunjung sebuah acara, dan bagaimana pengunjung tersebut beraksi, adalah dua barometer penting kesuksesan sebuah acara. Sebesar itulah arti pengunjung.

Maka itu, langkah awal yang mesti dilakukan adalah, kenali target. 

Acara seperti apa yang kita buat? Apakah launching alat masak? Konser musik? Atau pameran fotografi? Siapa pengunjung potensialnya? Ibu-ibu rumah tangga? Anak muda yang gaul? Atau mahasiswa? Identifikasi audiens adalah guide awal untuk membuat rundown acara.

Dari sini kita bisa meneliti, kira-kira acara seperti apa yang disukai para pengunjung. Idealnya, semakin segmented audiens, akan semakin mudah pula membuatkan acara yang custom-made untuk mereka.

Libatkan pengujung. 

Libatkan mereka dalam setiap acara. Jika mereka hanya diperlakukan sebagai obyek yang pasif, maka mereka tidak punya alasan untuk bertahan hingga acara selesai. Sebagai penyelanggara acara, kita lah yang wajib memberi mereka motivasi untuk mengikuti acara hingga selesai.

Karenanya, mulai dari ‘sekedar’ door prize, tanya jawab, games, hingga kesempatan mencoba produk (jika ada) harus digelar. Perasaan menjadi bagian dari event, dan kesempatan untuk ‘tampil’ adalah dua hal yang bisa ‘mengikat’ kaki audiens agar tak beranjak meninggalkan event.

Jangan Mengabaikan Tamu
Jika kita memiliki daftar tamu VIP maka berhati-hatilah dalam memperlakukan VIP. Hal yang harus selalu diingat justru adalah, jangan sampai gara-gara kita memberi treatment lebih untuk VIP, kita harus kehilangan audiens lain. Karena itu, pastikan ada tim tersendiri untuk mengurusi kebutuhan VIP. Jangan sampai, ketika VIP tiba, Anda meninggalkan audiens yang tengah membutuhkan bantuan Anda. Jangan sampai ada audiens yang tergusur karena kedatangan VIP. Jika seorang audiens merasa diabaikan karena kedatangan VIP, yang kemudian menorehkan perasaan sakit hati, bukan tidak mungkin brand yang menempel pada acara tersebut akan mendapat image buruk di matanya. Karena itu, sebelum terlanjur, pastikan batasan yang jelas area yang dapat dimasuki audiens secara umum dan khusus untuk VIP, begitu juga dengan pelayanan.

Souvenir
Selain sebagai reminder akan suatu produk atau suatu perusahaan, souvenir atau handout juga merupakan wujud terimakasih penyelenggara acara terhadap para pengunjungnya. Tidak selalu harus barang yang mewah, tapi sebaiknya barang yang eksklusif, Artinya barang tersebut tak bisa diperoleh di pasaran begitu saja.

Menjalin hubungan pasca acara
Terakhir, jalin hubungan pasca acara. Jika memungkinkan, simpan data para audiens. Jalinlah hubungan baik dengan mereka, seperti mengucapkan selamat pada hari-hari besar seperti tahun baru misalnya.

Atau untuk acara dengan jumlah audiens yang sangat banyak, cobalah menjalin hubungan dengan komunitas-komunitas tempat mereka bernaung. Suatu saat, jika kita membuat acara serupa, jalinan hubungan ini akan sangat membantu.

Tulisan Bahasa Indonesia 2 # (11)

Kreatifkah EO Pilihan Anda?

Seringkah anda mendapatkan souvenir berupa Mug atau gantungan kunci saat menghadiri acara pernikahan teman atau relasi anda?

Souvenir hanyalah elemen kecil dari sebuah event. Tapi kita semua tahu, elemen-elemen kecil tersebutlah yang kemudian menjelma menjadi kesan di dalam hati audience sebuah acara. Bagaimana penyelenggara acara mengolah setiap detail, baik yang kecil maupun yang besar, akan menentukan kesuksesan acara tersebut.

Saat klien menggunakan jasa EO, harapan yang muncul tentu tak semata-mata stress-free, namun juga harapan akan profesionalisme. Konsep besar adalah awal tantangan bagi tim kreatif sebuah EO. Konsep ini harus dipagari oleh misi event, visi klien dan tentunya budget yang tersedia. Dalam pagar tersebutlah Anda akan melihat EO dengan daya kreatifitas tinggi masih mampu menghadirkan ide-ide segar. Ingat, ide segar tersebut bukanlah sekedar berarti sesuatu yang baru, tapi haruslah sejalan dengan tone event dan applicable.

EO yang kreatif harus mampu membuat sebuah event terlihat berbeda dari event-event serupa lainnya. 

Seorang wartawan yang sudah menghadiri ratusan launching produk mengaku paling terkesan saat acara peluncuran sebuah ponsel. Di tengah-tengah acara tersebut, saat semua orang sibuk dengan makanan, tiba-tiba muncul penyanyi papan atas yang kehadirannya sebelumnya tidak pernah disebut-sebut oleh panitia. Hingga bertahun-tahun berlalu, event itu masih terkenang di hati wartawan tersebut. Begitu pula ingatan sang wartawan akan ponsel yang diluncurkan, dan betapa ponsel tersebut memiliki fasilitas speaker bersuara jernih, persis suara sang penyanyi kenamaan.

Apakah tema pesta kostum yang harus dipilih, atau membagi-bagikan sample gratis, atau game di tengah-tengah acara, orang-orang kreatif akan mampu menempatkan detail yang tepat untuk acara yang tepat. Mintalah EO Anda untuk mem-breakdown semua konsepnya menjadi rencana real. Mulai dari venue yang dipilih, dresscode, menu makanan, serta rincian sub acara, semua harus berkesinambungan dengan konsep besar yang telah disepakati. Bagaimana EO mengolah budgetsemaksimal mungkin juga jadi indikator penting yang memperlihatkan kreatifitas mereka.

Karena itu, sebelum memilih EO, pelajarilah portfolio mereka. Perhatikan bagaimana mereka membungkus acara dengan sebuah konsep. Cari tahu mengenai orang-orang kreatif di baliknya. Terakhir, mintalah mereka membuat proposal mengenai konsep acara Anda.

Jangan salah memilih EO…!!!

Menyewa jasa Event Organizer tidak semata-mata dengan alasan ingin bebas-repot. Idealnya, biaya yang dikeluarkan untuk menyewa jasa EO berbalas setimpal, atau bahkan lebih, dengan sebuah event yang memuaskan. Maka sebelum memilih, mari diteliti dulu beberapa hal berikut ini.

Referensi
Searching internet, bertanya pada teman, atau meminta sendiri dari EO, yang pasti Anda harus tahu event apa saja yang pernah mereka garap dan bagaimana hasilnya. EO yang profesional dan berpengalaman biasanya memiliki website atau blog yang berisi lengkap tentang profil dan dokumentasi event yang pernah ditangani.

Kemampuan mengolah konsep
Setelah tahap di atas, akan terlihat sejauh mana kehandalan EO incaran Anda tersebut mengolah konsep. Apakah semua event diperlakukan sama saja? Apakah selalu ada ide segar di setiap eventnya? Apakah klien terlihat puas? Jika ya berarti EO tersebut juga mampu mengeksekusi konsepnya dengan baik.

Crew yang komunikatif

Pada dasarnya setiap jalinan kerjasama dengan siapa pun melibatkan komunikasi antar manusia. Nah, kebayang kan kalau orang-orang EO yang menghandle acara Anda tidak memiliki skill komunikasi yang baik, tidak fleksibel atau sulit dihubungi. Cobalah mengenal para crew EO incaran Anda dengan meminta waktu bertemu, atau sekedar bertanya-tanya melalui telepon. Dari situ bisa disimak, apakah layanan dan gaya komunikasi mereka cukup profesional.

Komunikasi yang baik ini bukan hanya terhadap Anda sebagai klien, tetapi juga nantinya kepada peserta / pengunjung yang menjadi target audience Anda, apakah crew ini ramah, sigap sehingga memberi kepuasan pengunjung yang menjadi salah satu tolak ukur keberhasilan event Anda.

Fleksibel dengan budget
Hal ini berkaitan erat dengan kreativitas sebuah EO dalam meramu konsep. EO yang baik akan mampu memaksimalkan budget kliennya untuk menghasilkan event yang berkesan. Maka selama budget Anda reasonable, jangan ragu untuk mengajukannya pada pihak EO, dan minta mereka mengajukan proposal berdasarkan budget tersebut.

Sesuai dengan kebutuhan
Terakhir, sebesar apapun reputasi sebuah EO, kalau tidak sesuai dengan kebutuhan Anda hasilnya tentu tidak akan maksimal. EO yang hanya berpengalaman mengadakan seminar rasanya tidak akan tepat untuk Anda hire di acara pernikahan. Pastikan EO yang Anda pilih mengerti tone acara yang akan Anda gelar.

Tulisan Bahasa Indonesia 2 # (10)

Struktur Organisasi Sebuah Event Organizer

Ketika berbicara EO sebagai sebuah perusahaan, maka susunan organisasi perusahaan tidaklah berbeda dengan institusi bisnis lainnya seperti terdiri dari Direktur, Manager - Manager yang membawahi masing - masing divisi seperti, marketing, administrasi, keuangan, operasional, produksi dan lain sebagainya. Namun ketika berbicara EO dalam sebuah project penyelenngara event, maka struktur organisasi akan menyesuaikan dengan kebutuhan project tersebut.

Antara satu event dengan event lainnya akan memiliki struktur organisasi yang berbeda. event Exhibition yang diselenggarakan di sebuah Mall atau Hotel berbintang akan memiliki tim yang berbeda dengan event Exhibition yang digelar di Lapangan. Demikian pula dengan sebuah Konser Musik. Perbedaan ini diadasari pada beberapa hal berikut :

1.      Kebutuhan tim dalam menjalankan fungsi kerja

2.      Efektifitas dan Efisiensi kerja

3.      Besar kecilnya event

Sebagai usaha yang berorientasi pada keuntungan, EO akan menghitung jumlah personil dalam tim secara cermat dan teliti. Tidak ada jaminan kesuksesan sebuah event yang terdiri dari banyak orang.

Beberapa contoh fungsi yang biasanya ada dalam sebuah project event diantaranya :

Project Officer / Event Manager

Bertugas memimpin proyek, Bertanggungjawab terhadap kelancaran dan kesuksesan event. Mulai dari perencanaan hingga event selesai. Fungsi ini biasanya lebih mengurusi masalah - masalah administratif dan persiapan - persiapan kelengkapan,Dalam kerjanya Project Officer ini bisa memiliki beberapa anak buah yang akan membantu menangani persiapan venue, promosi, perijinan & keamanan, konsumsi, pengadaan perlengkapan, keuangan, kesekretariatan, dan sebagainya yang biasa disebut Field Officer.

Field Office

Bertugas menangani persiapan venue, promosi, perijinan & keamanan, konsumsi, pengadaan perlengkapan, keuangan, kesekretariatan dan sebagainya. Dengan kata lain fungsi ini adalah yang menjalankan fungsi operasional.

Tallent Officer

Menangani pekerjaan yang berhubungan dengan talents/artis/pengisi acara, mulai dari negosiasi waktu, honor, membuat MOU sampai pada kebutuhan artis saat pentas, transportasi, konsumsi, akomodasi dll.

Show Director

Bertanggungjawab terhadap kualitas sajian acara, baik dari segi artistik maupun kenyamanan audiens. Biasanya Show Director akan memiliki tim yang terdiri dari Art Director, Stage Manager, Sound Engineer, Lightingman, Security & Runner.

Art Director

Bertanggungjawab terhadap permasalahan artistik, seperti tampilan panggung, dekorasi, dan efek - efek lainnya yang berhubungan dengan estetika.

Stage Manager

Bertanggungjawab terhadap kelancaran acara. Stage Manager akan mengatur kemunculan talents sesuai rundown dan mengendalikan waktu tampil.

Sound Engineer/Soundman

Bertanggungjawab terhadap kontrol kualitas sound system.

Lightingman

Bertanggungjawab terhadap kontrol kualitas lighting.

Security

Bisa dari personil kepolisian atau mereka yang ditugaskan. Bertanggungjawab terhadap seluruh keamanan acara dari mulai lokasi, jalannya acara, dan pihak lain - lain yang terkait.

Runner

Team yang terdiri dari beberapa orang, yang bertugas serabutan, menjadi penghubung antara Show Director dengan pihak - pihak lainnya.

Client Service

Bertanggungjawab sebagai penghubung antara klien sebagai sponsor/penyandang dana kepada Show Director dan Project officer. Client Service ini akan menemani klien dari sejak klien tersebut hadir di arena event hingga pulang dengan kepuasan.

Sumber :

http://universalproduction.blogspot.com/

Tulisan Bahasa Indonesia 2 # (9)

Sinergi Event Organizer (EO) dan Public Relations (PR)

Perkembangan perekonomian Indonesia saat ini merupakan angin segar bagi kegiatan bisnis di Indonesia. Hal ini juga berimbas pada keberadaan bisnis jasa, termasuk event organizer (EO). Bahkan EO seolah menjadi partner baru dalam sebuah perusahaan.

Setidaknya EO bisa membantu peran public relation (PR) dalam sebuah perusahaan. Melalui penggunaan jasa EO ini, PR perusahaan tidak perlu repot lagi dalam menangani urusan seperti melakukan promosi produk misalnya.

Hubungan sinergi antara event organizer dengan public relations (PR) adalah suatu kegiatan untuk menanamkan pengertian guna memperoleh good will, kerjasama dan kepercayaan. Pada gilirannya akan mendapat dukungan dari pihak lain.

PR sebagai komunikator mempunyai fungsi ganda, yakni ke luar dengan memberikan informasi kepada khalayak dan ke dalam menyerap reaksi dari khalayak. Oleh sebab itu, PR dalam setiap lembaga/instansi/perusahaan merupakan suatu keharusan fungsional dalam memperkenalkan kegiatan aktivitas kepada masyarakat (khalayak). PR dituntut untuk dapat menjaga hubungan baik antara internal publik maupun eksternal publik.

Mengadakan pelatihan terhadap karyawan, seminar, publisitas serta advertising (periklanan) adalah sebagian dari sekian banyak tugas yang harus dilakukan oleh PR. Untuk itu, PR harus benar-benar dapat menguasai kondisi internal maupun eksternal perusahaan. Di sinilah peran dari EO dapat dimanfaatkan. Dengan adanya EO inilah, peran PR sebagai pengonsep kegiatan dapat terbantu.

Tidak ada kesan tumpang tindih antara EO dengan PR. Dengan adanya EO, maka PR perusahaan lebih terbantu, karena mereka dapat lebih konsen terhadap tugas-tugas internal ataupun eksternal lain.

Keberadaan EO memang telah membina sebuah hubungan yang menguntungkan dengan PR. Jika dulu PR dalam perusahaan masih sering merangkap menjadi EO, namun dengan adanya EO profesional, tentu membuat PR lebih bisa menangani kondisi internal maupun eksternal dengan lebih intens.

Tulisan Bahasa Indonesia 2 # (8)

Bagaimanakah cara mempromosikan sebuah Event Organizer?

Setelah kita membuat Event Organizer maka langkah selanjutnya adalah mempromosikan event organizer kita ke klien. Ada beberapa cara untuk mempromosikan EO yang telah kita bentuk diantaranya :

1. Membuat Data / Company Profile
          Bentuk ini merupakan standar dengan mencantumkan secara lengkap perusahaan yang telah kita bentuk mulai dari nama, filosofi, visi&misi, moto, pelayanan, administrasi, struktur, portfolio, dan data apa yang dianggap perlu untuk diketahui oleh klien.

2. Menjalin Relationship Dengan Siapapun
          Setelah adanya Company Profile maka kita tentu saja harus mendistribusikannya ke berbagai pihak yang kita rasa potensial untuk menerimanya.Misalnya ke Perusahaan-perusahaan, Institusi Pemerintah, Agensi/EO lain, vendor-vendor. Bisa juga diberikan kepada orang yang punya pengaruh kuat.

3. Promosi Out Door
          Bisa menggunakan sarana seperti flyer, spanduk, billboard dan semacamnya. Dibuat se-efisien mungkin dengan menerangkan nama-alamat serta misi serta motto dengan jelas.

4. Event & Entertainment
Menyelenggarkan event/kegiatan yang dapat mengundang banyak massa. Keberhasilan sebuah event akan merupakan kredit point dimata para calon klien kita.

5. Menggunakan Jaringan Internet
Bisa dengan menggunakan Website untuk promosi yang bertujuan untuk mempermudah konsumen / pengguna jasa EO mendapatkan informasi mengenai EO dan kegiatan promosi pun menjadi lebih mudah dan cepat sehingga kita tidak lagi ketinggalan informasi. Dengan adanya website diharapkan para pengguna jasa EO mudah memahami dan interaktif dalam memperkenalkan dan mempromosikan sebuah Event Organizer serta dibuat untuk menutupi kelemahan dari penggunaan media cetak seperti brosur, majalah sehingga dapat mengurangi biaya promosi. Bentuk ini merupakan trend paling akhir yang digunakan untuk berpromosi.